003-北京微爱公益基金会档案管理暂行办法-北京微爱公益基金会
北京微爱公益基金会
档案管理暂行办法
微爱基发【2017】005 号
第一章 总 则
第一条 为了加强基金会档案工作的管理，更好地为各部 门服务，制定本办法。
第二条 档案工作是基金会工作的重要组成部分，应当适 应基金会业务建设的需要，完善管理体制，健全规章制度，提高现代化管理水平，保证档案的完整、准确、系统、 安全和有效利用。
第三条 本办法所称档案，是指基金会在履行业务职能活 动中直接形成的有保存价值的各种文字、图 表、声像、光盘等不同形式的历史记录。
第四条 基金会综合办公室为基金会档案管理部门，其基本职 能是：
（一）统一管理基金会的档案工作，对档案工作实行业务指导；
（二）制定档案管理的各项规章制度、业务标准和技术规范，
并对贯彻执行情况进行监督、检查、指导。
（三）开展档案资料的收集、整理、鉴定、统计、安全保管 和提供利用工作，为各部门工作服务。
第五条 坚持部门收集、管理文件材料制度。基金会各部 门由专人负责本部门档案材料的立卷和归档工作，并按规定标准 保质、保量、按时完成。
各部门档案管理人员的职责：
（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档 范围，收集管理本部门的文件材料；
（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及 时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向 管理部办好交接签收手续。
（三）承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文 件材料的登记手续。
第六条 由部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主 办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门指定专人将会议材 料、声像档案等向档案管理部门办理归档手续。
第二章 归档范围
第七条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第八条相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
第十条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。
第十一条 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十二条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件 材料。
第十三条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工 奖励、处分的文件材料。
第十四条 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十五条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会
重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第三章 档案材料的立卷与归档
第十六条 凡属应当立卷、归档的材料，各部门必须按照规 定进行立卷、归档，及时向档案管理部门移交，任何部门及个人 不得据为已有。
第十七条 文书材料的立卷、整理
（一）收集。文书材料应按季度进行收集，并做到齐全、完
整。发现破损的原始文件要进行托裱修补；字迹扩散、模糊不清的要附抄件；使用铅笔、圆珠笔书写的正式文稿和领导批示应改 用钢笔或毛笔书写，或者采取其他永久性措施。
（二）分类。对于不同的文书材料采用不同的分类方法。一 般应按照材料所反映的问题或材料的作者、名称、形成时间、收 发文单位或材料涉及的行政区域等进行分类。
（三）组卷。根据文书材料具有的共同特征，依照材料的数 量、保存价值、相互联系等，按本办法第七条第二款的规定，可 运用一种或多种分类方法，对材料进行细分组卷。
卷内材料一般的排列顺序：批复件在前、请示件在后、正 式文件在前、附件在后；正式文稿在前、草稿在后；转发件在前、 原件在后。其他材料，可按其重要程度或形成时间的先后进行排 列。
（四）整理。使用统一规定的案卷用品；按照材料内容编写 案卷标题，填写卷面各项内容及卷内目录、备考表；逐页标明卷 页序号；检查并去掉材料中的订书订、曲别针等金属物。要求做 到卷面、卷内整洁；标题简明、确切；各项内容填写完整；文字 书写工整、清楚，并使用钢笔或毛笔。装订结实、整齐、美观。
第四章 档案的保管与利用
第十八条 保管档案并提供利用，是档案工作的重要组成部 分，应当建立健全各项必要的管理制度，逐步采用科学的现代化 的管理手段。
第十九条 为便于档案的保管、利用，档案管理部门应在各 部门立卷、归档的基础上，按照一定要求，对档案再行整理、加 工，使之进一步系统化、条理化。
第二十条 档案管理人员要对档案的收进、移出、保管、利 用情况应作必要的统计；定期检查档案的保管状况，发现问题及 时处理。
第二十一条 本基金会保管的档案，主要供基金会内部各部 门和上级领导机关使用，不属于开放范围，外单位因工作需要利 用本基金会档案，须经秘书长批准。
第二十二条 档案管理部门应根据工作需要，编制各种科学 实用的检索工具，积极主动开展档案的利用工作，为基金会各部 门提供服务。
第五章 档案的保管期限
第二十六条 根据档案的重要程度和保存价值，档案的保管 期限一般分为永久、长期和短期三种。
第二十七条 确定档案保管期限的原则：
（一）永久。反映基金会主要职能活动和基本历史面貌、需 要长远利用的档案，为永久保管的档案；
（二）长期。在相当长时间内（16-50 年）查考、利用的档案，为长期保管的档案；
（三）短期。在较短时间内（1-15 年）需要查考、利用的档案，为短期保管的档案。
第二十八条 档案保管期满或需要变更保管期限，档案管理
部门应当会同有关部门对其做出鉴定和处理。对无需继续保存的档案，须登记造册，报经秘书长后，予以销毁。
第五章 附 则
第二十九条 本办法由综合办公室负责解释。
