002-北京微爱公益基金会档案存档要求-北京微爱公益基金会
北京微爱公益基金会
档案管理具体要求
1、档案范围：基金会业务活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘等。
2、档案收集部门：部门负责制+项目负责制。
（1）项目部主任、综合办公室主任负责统筹本部门活动档案的 收集、留存及审核；
（2）各项目经办人负责各自经办项目档案的收集、留存；
（3）档案工作顺序：各经办人收集、留存档案资料——部 门负责人审核——行政主管审核——综合办公室存档。
（4）档案抽查：综合办公室主任每季度抽查一次。
3、档案存档部门：综合办公室。
4、项目存档范围：
（1）项目文件：
A、调查阶段：实地调查报告等。存档方式：word 文档（带图片）、相关图片（文件夹及文档标题格式：时间+地点+项 目）；
B、立项书：存档方式同上；
C、项目执行中的各类合同。存档要求：协议原件（含附
件原件）加盖双方公章（多页文件须盖骑缝章）存档，如因时间 关系暂存传真件或扫描件的，须向行政部说明并在取得原件后及 时移交行政部；
D、项目执行中各类与财务有关文件：须留存原件。
E、验收报告（已完成项目报告）：存档要求同A；
F、各批次项目总结及统计表：项目经办人负责，部门负责
人审核；
以上文件在网络上传前保存纸质版并加盖微爱公章存档。
（2）各类财务凭据：须在项目结束后 交行政部；
（3）媒体报道（平面媒体留存样刊，并复印报道页面；网 络媒体留存打印版，并在基金会“媒体报道”发布链接；电视报 道刻录光盘，并注明播出时间、频道与栏目、报道项目）。
5、行政外联存档范围：
（1）基金会法人资格证书、基本制度等文件；
（2）、基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动 的剪报、照片、录音、录像等；
（3）会议资料：
A、内部例会：会议纪要（包括注明时间、地点、参加人员、议题、会议决定事项，统一用 word 格式，标题命名如 2012.08.20例会纪要，如专项会议可注明议题）
B、理事会等大型会议：会议议程（注明时间、地点、参加 人员、议题）、会议纪要（要求同会议议程，并记录会议决定的 重要事项）、会议讨论的各项工作报告、重要发言稿、PPT、会议照片；
（4）、外联资料：工作人员参加外出学习、考察、调查研究、 会议后，应由专人向综合办公室归档；
（5）、各类合同：包括捐赠协议及相关附件、采购协议、合 作协议等；
（6）、财务资料：包括审计报告、审批单、采购发票、捐赠 收据、公允价值承诺书、对账单、现金及银行账簿等；
（7）、媒体报道（平面媒体留存样刊；网络媒体留存打印版， 并在基金会“媒体报道”发布链接）
（8）、政府公文：民政局、税务局等上级主管部门的决定、 批复等，如免税资格获得的批复，须留存原件存档；
（9）、与理事单位及其他对外发文：保留原件，如对方需留 存原件，则留存复印件加盖公章，并注明原件留存于部门及对方 负责人；
（10）、行政文件：基金会工作人员简历，任免文件，奖励 或处分文件，关于劳动、工资、考勤方面的文件；
6、存档时间要求：
（1）会议文件：内部例会两个工作日内完成会议纪要归档， 大型会议可延长至五个工作日；
（2）合同文件：取得双方签章文件、附件齐全后，两个工 作日内存档；
（3）财务文件：项目经费报销凭秘书长签署的“支出凭单” 及有效票据报销，报销凭证当即存档；每月账簿由会计集中整理。
（4）媒体报告：收到媒体寄送样刊或链接后即时存档。
（5）政府公文：收到正本后即时存档。
（6） 项目文件:
A、实地调查报告等，在出差回到办公室后的十个工作日内；
B、立项书：在项目正式立项并上传官网后的一周内；
C、项目执行中的各类合同：在合同签署后的三个工作日内
D、项目执行中各类与财务有关文件：在出差回到办公室后的两个工作日内。
E、 验收报告（已完成项目报告）：在出差回到办公室后的十个工作日内；
F、各批次项目总结及统计表：在出差回到办公室后的十个工作日内；
G、各类财务凭据：在出差后回到办公室的两个工作日内。
6、档案存放方式：项目部、综合办公室各配备1TB移动硬盘一台，平时由行政主管保管。项目部门存档，原则上以项目为单位设立一级文件夹，以批次为单位设立二级文件夹，以此类推。
7、组卷顺序：卷内材料一般的排列顺序：批复件在前、请 示件在后，正式文件在前、附件在后，正式文稿在前、草稿在后， 转发件在前、原件在后。其他材料，可按其重要程度或形成时间 的先后进行排列。
8、案卷借用与移交：需填相关表格，记录借用人姓名、移 交人姓名、移交时间、移交档案名称。
